Как защитить корпоративную почту

RTP-запись для почтовых серверов

RTP/Pointer(англ. “указатель”) – ресурсная запись(или DNS-запись, с помощью которых можно внести служебную информацию о сервере), которая IP-адрес сервера связывает с доменом.

Оно защищает пользователей от спама. Почтовые службы проверяют, соответствует ли IP-адрес сервера настоящему домену компании. Все подозрительные письма отправляются в спам.

SPF-запись от фишинга

SPF(“Sender Policy Framework” с англ. “структура политики отправителя”) – ресурсная запись, которая находится внутри другой TXT-записи. Это код, точнее – список доверенных IP, с помощью которых можно отправлять письма от имени домена.

Злоумышленники могут создавать письма, которые кажутся отправленными от известных компаний и могут напоминать фирменные письма. Для создания видимости подлинности они могут использовать поддельные адреса электронной почты или логотипы компаний. Такие письма могут содержать ссылки, направляющие пользователей на поддельные сайты или автоматически заставляющие их загружать вредоносное ПО. Если пользователь переходит по этим ссылкам или загружает файлы, злоумышленник получает доступ к данным, которые затем может использовать в своих целях

Механизмы шифрования SMPT

SMPT(“Simple Mail Transfer Protocol” с англ. “простой протокол передачи почты”) – протокол, который отвечает за отправку писем.

Перед отправкой электронного письма SMTP-сервер выполняет несколько задач. Он проверяет настройки на компьютере отправителя и устанавливает соединение с почтовым сервером получателя. Если настройки верны, письмо отправляется, и протокол подтверждает его доставку. В случае ошибки сервер выдает уведомление. Основные задачи SMTP-сервера-проверка параметров передачи, проверка на спам.

Email-аутентификации DKIM

DKIM – цифровая подпись для писем. Благодаря ему можно снизить вероятность попадания письма вашей компании в спам и обезопасить себя от фишинга.

Перед отправкой электронного письма сервер выполняет несколько задач. Он проверяет настройки на компьютере отправителя и устанавливает соединение с сервером электронной почты получателя. Если настройки верны, письмо отправляется, и протокол подтверждает его доставку. При возникновении ошибки сервер выдает уведомление об ошибке. Основными задачами сервера являются проверка параметров передачи, проверка на спам, улучшение доставляемости письма с помощью фильтров, подтверждение доставки и отправка уведомлений о бошибках. При этом протокол посылает команды, чтобы понять причину недоставки письма.

Технология DKIM использует ключи шифрования для обеспечения безопасности и подлинности электронных писем. Публичный ключ добавляется в DNS записи и известен всем серверам. Закрытый ключ известен только серверу отправителя. При отправке каждое письмо получает зашифрованную надпись с информацией о времени отправки и получателе. Эту информацию сервер получателя расшифровывает с помощью публичного ключа. Если ключи и цифровая подпись верные, письмо будет доставлено. Если обнаружена ошибка в ключе или подписи, письмо будет отмечено как спам.

Черные и белые списки адресов

В большинстве почтовых сервисов есть возможность настроить списки доверенных и сомнительных отправителей и получателей. В белый список включаются адреса, которым вы полностью доверяете. Письма от этих отправителей всегда будут доставляться в основной почтовый ящик, а не попадут в папку со спамом. Адреса из черного списка, напротив, считаются сомнительными, поэтому письма от них автоматически помещаются в папку со спамом или могут быть вовсе отклонены.

Смена пароля раз в полгода

Каждый работник в компании должен иметь индивидуальный сложный пароль, который ему следует менять раз в полгода. Так риск получения злоумышленниками корпоративной почты станет меньше в несколько раз.

Отказ от бесплатных сервисов

Бесплатные почтовые сервисы предоставляют простоту использования, но важно понимать, что ваша почта на самом деле находится на сервере другой компании, и вы не имеете полного контроля над ней. Кроме того, у таких сервисов низкий уровень безопасности, и возможны сбои в их работе. В отличие от этого, использование собственной корпоративной почты имеет ряд преимуществ:

• Повышается доверие клиентов: наличие собственной почты положительно влияет на лояльность клиентов, увеличивает доверие и вероятность открытия письма.
• Лучшая запоминаемость бренда: использование собственного домена в адресе электронной почты помогает лучше запомнить ваш бренд.
• Снижается вероятность попадания в спам: отправка писем с собственной почты уменьшает шансы на то, что они будут отфильтрованы как спам.
• Упрощение коммуникации с клиентами: вы можете настроить приветственные рассылки и полезные письма для знакомства с вашей компанией, что упрощает взаимодействие с клиентами.
• Создание рабочей почтовой среды для сотрудников: использование собственной корпоративной почты позволяет сотрудникам разделять личную и рабочую переписку, что удобно и эффективно.

Обучение сотрудников правилам безопасности

Использование собственной корпоративной почты имеет множество преимуществ. Она повышает доверие клиентов, улучшает запоминаемость бренда и упрощает коммуникацию с клиентами. Кроме того, она уменьшает вероятность попадания в спам и создает рабочую почтовую среду для сотрудников. Однако, безопасность корпоративной почты зависит от каждого сотрудника. Поэтому важно проводить обучение и рассказывать о правилах безопасности, таких как не отвечать на подозрительные письма, не переходить по ссылкам внутри писем и не скачивать файлы из рассылок неизвестных отправителей, следить за обновлением антивируса, не использовать корпоративную почту на личных устройствах и не подключаться к публичным Wi-Fi-сетям при использовании корпоративной почты.